ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดี การทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity)ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้
1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ
2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะ เพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น
3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจ สามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้
– การควบคุมภายใน (internal control)
– การควบคุมภายนอก (external control)
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operating data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ
2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผน
การตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน
3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสริมความสำเร็จของกลยุทธ์
4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานการณ์
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลขทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน
การจัดการการเงิน
1. หน้าที่หลักทางการเงิน
1.1 การคาดการณ์ทางการเงิน แสดงจำนวนเงินที่จะเข้าสู่กิจการ แหล่งที่มาการใช้จ่าย ตัวอย่างการใช้แบบจำลองกระแสเงินสด
1.2 การจัดการเงินทุน แหล่งเงินทุน การกู้ ออกพันธบัตรเงินกู้ ออกหุ้น รวมกิจการ สามารถใช้แบบจำลองทางเลือกต่าง ๆ สำหรับบริหารเงิน
1.3 การตรวจสอบ (auditing)
– เป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือแนวทางที่กำหนด
– การตรวจสอบภายใน (internal audit) การเงิน การปฏิบัติการ
– การตรวจสอบภายนอก (external audit) โดยผู้ตรวจสอบบัญชีอิสระ
ผลการตรวจสอบทางการเงิน จะได้ งบรายได้ งบกำไรขาดทุน งบดุล
2. แหล่งสารสนเทศทางการเงิน
2.1 ข้อมูลประมวลผลธุรกรรม
2.2 ข้อมูลการคาดการณ์ภายใน จากฝ่ายต่าง ๆ เช่น ยอดขาย รายได้
2.3 ข้อมูลเงินทุน (funding data) แหล่งเงินทุน เงื่อนไข การปันผล การจ่ายดอกเบี้ย
2.4 ข้อมูลกลุ่มหลักทรัพย์ (portfolio data) หลักทรัพย์ที่กิจการถือ ราคาตลาดหลักทรัพย์
2.5 ข้อกำหนดกฎเกณฑ์ของรัฐบาล เช่น การลดค่าเงินบาท อัตราดอกเบี้ย
2.6 ข้อมูลสภาวะภายนอก เช่น ราคาหุ้น อัตราดอกเบี้ย ทิศทางของกิจการ
2.7 แผนกลยุทธ์ การกำหนดแผนการเงินจะต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของกิจการ
3. ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางการเงิน
3.1 การจัดการเงินสดและหลักทรัพย์ (cash/credit/investment management)
– ข้อมูลเงินสดรับและออก
– ใช้สำหรับการลงทุนกับเงินทุนส่วนเกิน
– มีแบบจำลองทางคณิตศาสตร์การเก็บเงินสด software
3.2 งบประมาณการลงทุน (capital budgeting)
– การวิเคราะห์ การลงทุนโรงงาน เครื่องจักร อุปกรณ์ ความเสี่ยง
3.3 การวางแผนการเงิน (financial planning)
– ประเมินสมรรถนะทางการเงินของธุรกิจ ในปัจจุบันและที่คาดการณ์
– วิเคราะห์ทางเลือกทางการเงินของกิจการ
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงินและการพาณิชย์
1.บริการธนาคารทางอินเตอร์
บริการธนาคารทางอินเตอร์ (internet banking ) ธนาคารพาณิชย์เริ่มนำบริการธนาคารทางอินเตอร์เน็ตมาใช้ตั้งแต่ปี พ.ศ.2543 โดยเน้นการให้บริการด้านการทำธุรกรรมทางการเงินผ่ายเครือข่ายินเตอร์น็ตซึ่งมีรายละเอียดการให้บริการดังต่อไปนี้
1.บริการเปิดบัญชี
2.บริการสอยถามยอดบัญชี,บริการขอรายการเดินบัญชี
ยอดเงินคงเหลือในบัญชีออมทรัพย์ บัญชีเดินสะพัด บัญชีฝากประจำ บัญชีเงินฝากระยะยาว สินเชื่อบุคคล Speedy Loan และสินเชื่อเพื่อการเคหะ (Mortgage) หรือ ดูใบแจ้งยอดบัตรเครดิตไทยพาณิชย์และบัตร Speedy Cash ผ่านบริการ e-Bill
3.บริการโอนเงิน
ระหว่างบัญชีของตนเอง บัญชีบุคคลอื่นทั้งบัญชีไทยพาณิชย์ บัญชีต่างธนาคารหรือโอนเงินต่างประเทศ
จุดเด่นด้านบริการ
-สามารถสมัครใช้บริการได้ด้วยตนเองตลอด 27 ชม. โดยไม่ต้องเดินทางไปส่าขา
-เพิ่มบัญชีผู้รับโอนได้ด้วยตนเอง ด้วยระบบ One Time Password (OTP)
-มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ด้วยการเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption) ด้วย Secured Layer (SSL) 128 bits
-โอนเงินระหว่างบัญชีตนเอง บุคคลอื่นใน SCB และต่างธนาคารแบบเข้าบัญชีทันที/ตั้งเวลาหักบัญชีล่วงหน้า
4.บริการชำระค่าสินค้าและบริการ
ทั้งเติมเงินโทรศัพท์มือถือ บัตรเครดิต ค่างวดเงินกู้/เช่าซื้อ ค่าสาธารณูปโภคต่างๆ ค่าบริการโทนศัพท์เคลื่อนที่ บริการจ่ายค่ากวดวิชาออนไลน์ ฯลฯ
5.สมัครบริการบัตรเครดิตและอนุมัติเบื้องต้น
เป็นการสมัครผ่านระบบอินเตอร์ แทนการไปสมัครที่ธนาคาร โดยทำการกรอกข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ทั้งหมด และรอการอนุมัติจากทางธนาคาร โดยไม่ต้องออกไปข้างนอ
2. ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ (E-Payment) คือ กระบวนการส่งมอบหรือโอนสื่อการชำระเงินเพื่อชำระราคา โดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น อินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม โทรสาร โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น
ขั้นตอนการชำระเงิน
1.ตกลงซื้อสินค้า กรอกข้อมูลบัตรเครดิต *ข้อมูลส่วนนี้ทางร้านไม่สามารถเห็นได้
2.ส่งข้อมูลไปยัง Acquiring Bang (ธนาคารที่ฝ่ายร้านค้าใช้บริการอยู่)
3.Acquiring Bang ทำการตรวจสอบมายังธนาคารผู้ออกบัตร ว่าบัตรเป็นของจริงและสามารถใช้ได้
4.Acquiring Bang ทำการเรียกเก็บเงินจากธนาคารผู้ออกบัตรz
5.ธนาคารผู้ออกบัตรโอนเงินไปยัง Acquiring Bang เข้าสู่บัญชีร้านค้า
6.ส่งข้อมูลการชำระกลับไปยังร้านค้า
7.ร้านค้าส่งข้อมูลการชำระกลับไปยังลูกค้า เพื่อยืนยันการสั่งซื้อ
(E-Payment) มีกระบวนการการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตบนอินเตอร์เน็ต ซึ่งเป็นที่นิยมกันมากที่สุด ดังนี้
1.สั่งซื้อและส่งข้อมูลเกี่ยวกับบัตรเครดิตไปให้ผู้ขาย
2.ผู้ขายยืนยันส่งข้อมูลการสั่งซื้อกลับมายังผู้ซื้อ
3.ผู้ขายรับข้อมูลการสั่งซื้อ(มองไม่เห็นเลขบัตรเครดิต)
4.ผู้ขายส่งข้อมูล Encrypted Payment ไปยังเครื่องบริการด้านการจ่ายเงินทาง online (Cyber Cash Server)
5.Cyber Cash Server รับข้อมูลผ่านทาง Fire wall ถอดรหัสข้อมูลลูกค้าและส่งไปยังธนาคารผู้ขายและผู้ซื้อ
6.ธนาคารผู้ขายร้องขอให้ธนาคารผู้ซื้อรับจ่ายเงินตามจำนวนเงินตามยอดบัตรเครดิต
7.ธนาคารผู้ซื้อตรวจสอบข้อมูล แล้วส่งกลับไปว่าอนุมัติหรือไม่ และ transfer ยอดเงินให้ผู้ขาย
8.Cyber Cash Server รับข้อมูลส่งต่อไปยังผู้ขายเพื่อส่งข้อมูลไปยังผู้ซื้อต่อไปปัจจัยสู่ความสำเร็จ
ปัจจัยแห่งความสำเร็จมี 4 ประเด็น คือ
(1) การบริการลูกค้า เทคโนโลยีต้องเข้าถึงได้ง่ายและเป็นมิตรกับประชาชน ลดขั้นตอนทางราชการที่ยุ่งยากซับซ้อน ให้สารสนเทศที่ทันสมัยและตรงกับความต้องการ
(2) การออกแบบและประเมินผล บริการต้องมีการบริหารจัดการที่ดีและรักษาระบบให้มีเสถียรภาพแม้ในภาวะวิกฤติ กำหนดนโยบายและกระบวนการรับข้อร้องเรียนที่ชัดเจน ติดตามผลและปรับปรุงระบบช่วยสร้างการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
(3) ความมั่นคง-ปลอดภัย บริการต้องอำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมออนไลน์ และให้ความสำคัญสูงสุดต่อความปลอดภัยในข้อมูลส่วนบุคคล
(4) การเห็นคุณค่าและความสำคัญ บริการที่ดีต้องถูกให้ความสำคัญในลำดับสูงสุดจากทุกภาคส่วน ผู้นำประเทศ นักการเมืองท้องถิ่น เจ้าหน้าที่ระดับสูง และพนักงานของรัฐ ต้องให้การสนับสนุนกระบวนการเรียนรู้และตอบข้อสงสัยแก่ประชาชนผ่านการสื่อสารสองทางอย่างประสิทธิภาพ
(5) การรักษาความปลอดภัย
ความต้องการการรักษาความปลอดภัย (security requirements) มีองค์ประกอบ ดังนี้1.ความสามารถในการระบุตัวตนได้ (Anthentication)
1.ความสามารถในการระบุตัวตนได้ (Anthentication)
2.ความเป็นหนึ่งเดียวของข้อมูล (Integriry)
3.ความไม่สามารถปฏิเสธได้ (Non-repudiation)
4.สิทธิส่วนบุคคล (Privacy)
วิธีการรักษาความปลอดภัย
• การใช้รหัส (Encryption)
• ใบรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic certificate)
• โปรโตคอล (Protocols)
ประโยชน์ e-payment ในองค์กร
1.การสั่งชำระเงิน และการรับชำระเงินมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น
ด้วยระบบ E - Pay ท่านไม่จำเป็นต้องเดินทางไปชำระเงินด้วยวิธีการเดิมๆ อีกต่อไป ท่านสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายด้านบุคคลากร และเวลาที่เสียไปจากการเดินทางรวมถึงความเสี่ยงจากการถือเงินสด เป็นต้น
2.เพิ่มประสิทธิภาพด้านการบริหารการเงิน
เนื่องจากการบริการ E - Pay เป็นการชำระเงินแบบ Online และ Real Time จึงเพิ่มความสะดวกในกรณีที่ท่านต้องการสั่งชำระเงินเป็นกรณีเร่งด่วนโดยไม่จำเป็นต้องเดินทางเพื่อไปชำระเงินเหมือนระบบเดิม โดยผู้รับเงินสามารถรับเงินและนำเงินไปบริหารต่อได้ภายในระยะเวลาไม่เกิน 3 นาที โดยไม่ต้องรอการเคลียร์ริ่งของธนาคาร ถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเงินสดของบริษัทอีกทางหนึ่ง
3.ลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลการทำรายการ
ระบบ E - Pay จะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลมาใช้ เช่น เลขที่บัญชีผู้มีอำนาจในการสั่งจ่าย ,
วงเงินในการสั่งจ่าย เป็นต้นทำให้ท่านสามารถทำงานได้รวดเร็วและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการจัดพิมพ์เอกสารได้ทำให้การดำเนินงานทางด้านบัญชีและการเงินของบริษัทจึงมีความสะดวก รวดเร็ว
และถูกต้องมากยิ่งขึ้น
4.การยืนยันการตัดบัญชีและการนำเงินเข้าบัญชี
ไม่ว่าท่านจะเป็นผู้สั่งชำระเงิน หรือรับชำระเงินก็จะได้รับข้อความยืนยันการตัดบัญชี (Debit Advice) และข้อความยืนยันการนำเงินเข้าบัญชี (Credit Advice) จากธนาคารผ่านระบบ E - Payเมื่อรายการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์โดยท่านไม่ต้องสอบถามผลของการทำรายการไปที่ธนาคารโดยตรง
5.เสริมสร้างความคล่องตัวในการทำงาน
ท่านสามารถเลือกใช้บริการกับธนาคารต่างๆ ที่เข้าร่วมให้บริการ หรือเปลี่ยนแปลงไปใช้ธนาคารอื่นในภายหลังก็ทำได้อย่างสะดวกโดยไม่ต้องเปลี่ยนโปรแกรมหรือขั้นตอนการทำงานแต่อย่างใด
3.การบริหารจัดการคลังสินค้า และสินค้าคงคลัง
บริษัทฯให้บริการคลังสินค้าในลักษณะที่จะทำให้ลูกค้าสามารถเพิ่มขึดการแข่งขันจากต้นทุนซัพพลายเชนที่สามารถควบคุมได้ ความชัดเจนของข้อมูลและความไวในการตอบสนอง บริษัทสามารถลดเวลาในการตักเคลื่อนย้ายสินค้าและการจัดการสินค้าในคลังลง 30% ถึง 50% กระบวนการการจัดการคลังสินค้าของบริษัทฯสามารถควบคุมความแม่นยำของสินค้าคงคลังของลูกค้าได้ในระดับ 99.99% ซึ่งทำให้ต้นทุนลดลงและสามารถส่งสินค้าให้ลูกค้าตามใบสั่งได้ครบถ้วนมากขึ้น เวลาที่ใช้ในการจัดส่งก็ลดลงจากสัปดาห์เป็นชั่วโมง เป็นต้น ลูกค้าทุกรายมีความต้องการที่แตกต่างกันเนื่องจากความต้องการของตลาดและข้อจำกัดด้านการผลิตที่ไม่เหมือนกัน บริษัทฯสามารถให้บริการจัดกลยุทธ์คลังสินค้าในลักษณะที่ให้ผลประโยชน์อย่างเต็มที่ต่อประสิทธิภาพทางซัพพลายเชนทั้งหมดของลูกค้า
บริษัทฯมีศูนย์กระจายสินค้า 3 แห่ง ศูนย์แรกตั้งอยู่กลางใจเมืองในซอยกล้วยน้ำไท ศูนย์ที่สองอยู่ที่ราษฎ์บูรณะ และศูนย์หลักที่ถนนกิ่งแก้ว ซอย 21 ติดกับสนามบินสุวรรณภูมิ หรือประมาณ 12 กิโลเมตรไปทางตะวันออกของกรุงเทพฯ บนถนนสายบางนา-ตราด ด้วยขนาดพื้นที่จัดเก็บรวมกันทั้งหมดมากกว่า 60,000 ตร.ม. ศูนย์กระจายสินค้าทั้งหมดมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีคุณภาพที่สามารถใช้ร่วมกันได้ มีระบบป้องกันอัคคีภัยเต็มรูปแบบ รวมไปถึงกล้องวงจรปิดและระบบเตือนภัย ด้วยระบบการจัดการคลังสินค้าที่มีความทันสมัยเต็มรูปแบบชื่อ ISIS และการติดต่อสื่อสารข้อมูลผ่านระบบอิเลคโทรนิคส์ หรือ EDI กับลูกค้า ทำให้การจัดการใบคำสั่งซื้อต่างๆของลูกค้า และข้อมูลสำหรับผู้บริหารสามารถทำให้เกิดขึ้นได้อย่างตรงเวลา
การส่งสินค้าไปยังจุดจ่ายทันทีที่รับสินค้า (Cross-docking)
การจัดการสินค้าแบบ Cross-dock หรือการส่งสินค้าไปยังจุดจ่ายทันทีที่รับสินค้าโดยไม่เก็บสต๊อกในคลังทำให้สินค้าของลูกค้าเคลื่อนที่ได้อย่างต่อเนื่อง กระบวนการดังกล่าวจะสามารถทำได้สำเร็จนั้นต้องอาศัยความแม่นยำในการกำหนดเวลาเข้าออกของทั้งตัวรถบรรทุกและตัวสินค้าให้เกิดขึ้นพร้อมกัน บริษัทฯมีประสบการณ์ในการสร้างระบบการจัดการรูปแบบนี้มาในสถานการณ์ที่มีความยากในระดับสูง
การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน
สำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็เป็นได้ ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการบริหารการเงินอย่างแพร่หลาย ก็คือ โปรแกรม Microsoft Excel นั่นเอง
โปรแกรม Microsoft Excel นั้นถูกนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน ทั้งในด้านการจัดทำรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน การหามูลค่าของเงินตามเวลา การพยากรณ์ และวางแผนทางการเงิน ทั้งนี้ก็เพราะ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทกระดาษคำนวณ (Spread Sheet) ซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า "Financial Function" ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่างๆ อีกด้วย
